Paso 1: Determina qué artículo aplica a tu empresa
Antes de implementar cualquier cosa, necesitas saber cuántos estándares te aplican. La Resolución 0312 diferencia entre cuatro grupos:
- Artículo 3: 10 o menos trabajadores, riesgo I, II o III → 7 estándares.
- Artículo 7: 11 a 50 trabajadores, riesgo I, II o III → 21 estándares.
- Artículo 9: Más de 50 trabajadores o riesgo IV/V → 60 estándares.
- Artículo 16: Contratistas del Estado con ≤10 trabajadores, riesgo I, II o III.
Para determinarlo necesitas dos datos: el número de trabajadores vinculados (directos + en misión) y la clase de riesgo que te asignó la ARL. Esa información aparece en el certificado de afiliación a la ARL.
Paso 2: Haz la autoevaluación inicial
La autoevaluación es el diagnóstico del estado actual de tu empresa frente a los estándares que te aplican. Debes responder honestamente: ¿tienes este documento? ¿Realizaste esta actividad? ¿Está actualizada?
El resultado es un porcentaje de cumplimiento. Si estás por debajo del 60%, tu empresa está en estado crítico y debes notificar al Ministerio de Trabajo en máximo 3 días hábiles y presentar un plan de mejora inmediato.
Puedes hacer esta autoevaluación con el diagnóstico gratis de CumpleSST. La plataforma te guía por cada estándar con preguntas claras, calcula el puntaje automáticamente y genera los hallazgos.
Paso 3: Elabora el Plan Anual de Trabajo
Con los hallazgos del diagnóstico en mano, el siguiente paso es el Plan Anual de Trabajo SST. Este documento debe contener:
- Objetivos del SG-SST para el año
- Actividades concretas para cerrar cada brecha identificada
- Responsable de cada actividad
- Fechas límite
- Recursos asignados (tiempo, dinero, personas)
- Indicadores de seguimiento
El plan debe estar firmado por el representante legal. Es uno de los documentos que el Ministerio de Trabajo verifica en primer lugar durante una inspección.
Paso 4: Implementa los estándares por prioridad
No intentes implementar todo al mismo tiempo. Prioriza según el impacto:
- Primero — Afiliaciones: Si tienes trabajadores sin EPS, AFP o ARL, esto es una infracción verificable de inmediato. Regulariza antes de cualquier otra cosa.
- Segundo — Documentación básica: Política de SST, reglamento de higiene, identificación de peligros.
- Tercero — Capacitación: Mínimo una capacitación anual en SST documentada con lista de asistencia.
- Cuarto — Evaluaciones médicas: Exámenes de ingreso y periódicos según el cargo y riesgo.
- Quinto — Emergencias: Plan básico de evacuación y brigada de emergencias.
Paso 5: Establece el ciclo de mejora continua (PHVA)
El SG-SST no es un proyecto de una sola vez: es un sistema que debe actualizarse continuamente. El Decreto 1072 adopta el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar):
- Planear (diciembre): Autoevalúa el año que termina, define objetivos para el siguiente.
- Hacer (enero–octubre): Ejecuta el plan de trabajo: capacitaciones, evaluaciones médicas, controles de riesgo.
- Verificar (octubre–noviembre): Auditoría interna, revisión de indicadores, investigación de accidentes.
- Actuar (noviembre–diciembre): Implementa mejoras, actualiza documentos, ajusta el sistema.
Paso 6: Mantén la documentación actualizada
El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 exige conservar al menos estos registros:
- Política y objetivos de SST firmados
- Identificación de peligros y valoración de riesgos (actualizada anualmente)
- Plan anual de trabajo firmado
- Programa de capacitación
- Registros de capacitaciones con listas de asistencia
- Evaluaciones médicas ocupacionales
- Investigación de accidentes e incidentes
Mantener estos documentos organizados y accesibles marca la diferencia entre una inspección tranquila y una sanción.
Errores comunes que debes evitar
- Copiar documentos de otra empresa: El SG-SST debe ser específico para tu empresa, tus riesgos y tu actividad.
- No capacitar a los trabajadores: Tener los documentos sin haberlos socializado no cumple el estándar.
- No investigar los accidentes: Cada accidente o incidente debe tener un informe documentado.
- Dejar el SG-SST sin actualizar: Una política de 2019 que nadie ha revisado no cuenta como cumplimiento.